Vuoi sapere come compilare una lettera di vettura per le tue spedizioni?
Quando si necessita d’inviare o ricevere una spedizione, la compilazione dei documenti d’accompagnamento è basilare.
La lettera di vettura AWB o documento di trasporto, è il documento che consente di effettuare la spedizione in quanto fornisce informazioni dettagliate sulla spedizione stessa.
In questo articolo vi spiegheremo com’è fatta una lettera di vettura e l’importanza di compilarla in maniera corretta.
INDICE
Che cos'è una Lettera di Vettura (AWB)
Com'è fatto un documento di trasporto (DDT)
Come compilare una lettera di vettura
L’invio di una spedizione non può essere effettuato senza un documento d’accompagnamento che ne fornisca i dettagli, questo documento è la lettera di vettura
Nei prossimi paragrafi vi forniremo una serie di pratiche spiegazioni in merito alla compilazione della lettera di vettura utilizzata per l'invio di pacchi e documenti.
Sulla lettera di vettura oltre a indirizzi, nomi e informazioni di contatto del destinatario e del mittente, viene riportato anche il contenuto del pacco.
Una volta compilato correttamente questo documento di trasporto viene quindi apposto sul pacco per la consegna.
Che cos'è una Lettera di Vettura (AWB)
Una lettera di vettura o lettera di trasporto aereo (AWB) è un documento di trasporto legalmente vincolante emesso da un vettore o agente che fornisce dettagli sulla merce spedita.
Il documento in questione fornisce informazioni dettagliate sul contenuto della spedizione, mittente e destinatario, termini e condizioni e altre informazioni.
Generalmente l'AWB è un modulo standard distribuito dalla International Air Transport Association (IATA).
L’AWB è un documento non trasferibile ovvero, il mittente dopo la personale compilazione della modulistica è tenuto a firmarla assumendo piena responsabilità di quanto riportato.
Com’è fatto un documento di trasporto (DDT)
Il documento di trasporto viene solitamente compilato dal mittente che è altresì responsabile della corretta compilazione del documento e si fa carico di eventuali costi in caso di errori nella compilazione del documento.
Il corriere poi, conferma la presa in consegna del pacco, assumendosi la responsabilità della spedizione durante il traporto da mittente a destinatario.
La lettera di vettura riporta un numero di 11 cifre che diventa indicativo della spedizione e per la tracciabilità della stessa e di cui le prime tre cifre identificano il corriere.
A giusta norma e regola, la lettera di vettura viene sottoscritta in tre o quattro copie e le singole copie destinate al mittente, allo spedizioniere e al destinatario differiscono per i colori, solitamente:- Originale (verde) – per il vettore, quindi rilasciato al destinatario
- Secondo (rosa) – per il destinatario/destinatario
- Terzo (blu) – per lo spedizioniere
- Quarto (marrone/giallo) – una ricevuta di consegna
Il documento di accompagnamento può essere compilato a mano o online come nel caso della richiesta di spedizione sul sito di SkyNet.
A completamento della richiesta sarà infatti possibile mandare in stampa il documento che dovrà poi essere apposto direttamente sul pacco da spedire.
Una volta firmata dal mittente e dal corriere coinvolti, il documento di trasporto diventa un contratto esecutivo, diviene cioè un documento legalmente vincolante tra le parti, per questa ragione tutti i campi devono essere compilati in modo chiaro e accurato.
Come compilare una lettera di vettura
La lettera di vettura è in genere un documento di una pagina, riprodotto in più copie, ricco di informazioni importanti.
Il documento è stato progettato e distribuito dalla IATA e viene utilizzato nelle spedizioni nazionali e internazionali.
Il tipo di lettera di vettura utilizzata e le modalità di compilazione della stessa variano a seconda del servizio e del metodo di invio della spedizione (ferroviaria, aerea, marittima, gomma), le informazioni di base incluse nella Lettera di Vettura sono le seguenti:
- Luogo e data di emissione del documento
- Nome, indirizzo e firma del mittente
- Luogo e data di ricezione del prodotto da spedire
- Nome e indirizzo del destinatario
- Numeri telefonici di riferimento di mittente e destinatario
- Descrizione del tipo di merce incluse modalità di imballaggio, numero di colli, peso e dimensioni: lunghezza, larghezza e altezza in centimetri o pollici, descrizione della merce compreso il paese di produzione
- Prezzo del prodotto
- Spese di spedizione
- Informazioni richieste per espletare le formalità doganali
- Informazioni aggiuntive ai sensi del contratto o richieste dai regolamenti del corriere indicato
Il documento dovrà essere compilato in modo leggibile e completo per evitare problematiche durante le fasi di trasporto (ritardi doganali, indirizzo di consegna inesistente, ecc…).
Le sezioni riportate sulla lettera di vettura sono le seguenti:
- Nel quadrante in alto a sinistra vengono riportate le informazioni per mittente, destinatario, vettore e mezzo di trasporto
- Nel quadrante in alto a destra vengono riportate le informazioni per il corriere (o la compagnia di trasporto) sotto forma di testo o loghi stampati. La sezione in alto a destra conterrà anche informazioni sul valore dichiarato per il trasporto e il valore dichiarato in dogana.
- Nella parte centrale del documento vengono riportate le informazioni sul contenuto della spedizione, incluso il numero di pezzi, il peso lordo, il peso addebitabile, l'addebito totale e la natura e la quantità della merce.
- Nella parte inferiore vengono riportate le spese e tasse aggiuntive, un'area per la firma del mittente o del vettore e un'area per inserire la data, l'ora e il luogo di esecuzione.
Qualora si dovesse commettere un errore durante la compilazione dell’indirizzo o altre informazioni, è possibile barrare le informazioni errate e quindi scrivere le informazioni corrette. Le lettere di vettura corrette utilizzando questo metodo vengono comunque ritenute valide.
Se lo spazio non dovesse invece essere sufficiente per apportare la correzione richiesta, si dovrà utilizzare una nuova lettera di vettura richiedendola magari al vettore nel momento del ritiro o della riconsegna del pacco; per qualsiasi informazione o supporto per la compilazione della modulistica di accompagnamento delle tue spedizioni puoi sempre chiedere supporto al nostro staff cliccando sul link qui sotto.
